Шаги к внедрению CRM системы

Внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) — это процесс настройки и запуска программного обеспечения CRM. Большинство CRM просты в использовании, но требуется тщательное планирование, чтобы гарантировать, что настройка системы, интеграция, тестирование и отчетность согласуются с целями компании и настраивают команду продаж на успех. Тут с установкой CRM могут помочь. 

Зачем вам нужен план внедрения CRM

Отраслевые эксперты говорят, что до 70% CRM-проектов терпят неудачу. Твердый план внедрения — это многоступенчатый процесс, который не происходит в одночасье. Тем не менее, это стоит инвестиций времени, чтобы дать организации CRM — лучший шанс на успех.

Стратегия внедрения гарантирует, что были продуманы правильные основополагающие шаги. Это помогает избежать распространенных ловушек, в том числе:

Если внедрение и использование CRM-системы одобрено высшими эшелонами организации, отдельные сотрудники с большей вероятностью последуют ее примеру.

Плохая миграция существующих данных: независимо от того, хранится ли текущая информация о клиентах в Google spreadsheets или в другой формальной CRM, она должна быть полностью и чисто импортирована в новую систему, чтобы максимизировать ее доступность и удобство использования.

Недостаток обучения: в то время как большинство CRM удобны для пользователя, они все еще требуют обучения, чтобы выжать максимальную ценность из системы.

Неправильная CRM для работы: Все решения не созданы одинаково. Платформы управления взаимоотношениями с клиентами имеют много общих основных функций и функциональных возможностей, но некоторые из них адаптированы для ролевых или отраслевых сред.

Получите информацию от пользователей

Это всегда хорошая идея, чтобы привлечь пользователей к разговору перед развертыванием любого нового программного обеспечения, особенно когда это неотъемлемая часть успеха команды. Ввод данных от ваших основных пользователей поможет определить, какие функции им больше всего нужны, сколько обучения потребуется, а также множество дополнительных точек данных, которые помогут с большей легкостью внедрить новую CRM.

Вопросы, которые нужно задать командам, включают в себя, использовали ли они CRM в прошлом, какие типы рутинных рабочих задач они хотели бы автоматизировать, и какие другие бизнес-приложения они регулярно используют. Эта обратная связь сформирует учебные планы CRM, поможет решить, какие инструменты автоматизации рабочего процесса необходимы, и необходима ли интеграция с популярными бизнес-приложениями, такими как электронная почта, управление проектами и командные сообщения.

Установите свои цели CRM

Определите цели для CRM, сначала описав, как команда будет измеряться в системе и как ожидается, что система будет использоваться. Эти цели и планы действий также должны поддерживать общие стратегические бизнес-цели и всегда быть в центре внимания, когда вы продвигаетесь через процесс внедрения CRM и за его пределами.

Этот шаг включает определение стратегических целей высокого уровня, а затем добавление базового плана действий в качестве основы для достижения этих целей. Используйте эти примеры высокоуровневых целей, чтобы начать думать о своих собственных.

Определите, какие данные необходимо перенести

Часто упускаемый из виду аспект внедрения CRM — это заблаговременное определение того, какие данные необходимо будет перенести в новую систему и где они в настоящее время находятся. В то время как контактные данные клиентов из ручных систем регистрации должны вводиться вручную, перенос данных из других цифровых систем, как правило, является простым процессом. Большинство CRM также поставляются с инструментом импорта для автоматизации этого процесса. Однако каждое решение обрабатывает перенос данных по-разному.

Профессиональный совет: не перемещайте все свои данные сразу. Сначала проверьте целостность передачи данных, используя небольшую выборку.

Определите настройки CRM

Еще одним важным компонентом создания плана внедрения CRM является определение системных настроек заранее. Все, кроме самого базового программного обеспечения для управления взаимоотношениями с клиентами, включают в себя ряд настроек, которые должны быть скорректированы в соответствии с потребностями вашей команды, включая:

• Обязательные поля
• Выпадающее меню выбора
• Разрешения пользователя
• Настройки администратора

Многие также предлагают настраиваемые параметры для ролей, отчетов, автоматизации работы и так далее. Однако прежде чем приступить к построению этих функций, необходимо определить, как работает процесс продаж для каждого продукта или услуги, начиная с первоначального контакта и заканчивая заключением сделки.

Изучение процесса продаж вместе с пользовательским вводом, полученным от команды, будет информировать Вас о большинстве настроек и разрешений CRM. Этот тип должной осмотрительности на этапе планирования внедрения может сэкономить много времени при развертывании системы, готовой для пользователя с самого начала.

Интеграция сторонних приложений

Интеграция CRM со сторонними приложениями, такими как Facebook, Outlook и Slack, максимизирует эффективность организации, позволяя сотрудникам переключаться между приложениями, не выходя из среды CRM. Обычно предлагаются десятки сторонних интеграций, поэтому расставляйте приоритеты в соответствие с тем, что ваши отделы продаж считают наиболее важным для них.

Тест

Завершающим этапом внедрения CRM является изучение того, как все отдельные компоненты работают вместе при тестировании. Обязательно также оцените все точки соприкосновения клиентов, которые подключаются к CRM, чтобы убедиться, что они работают должным образом. 

Как только ваш план внедрения CRM будет обработан и новое программное обеспечение развернуто, пришло время показать команде, как оно работает. Обязательно ознакомьтесь с информацией о шагах обучения CRM, чтобы помочь вам получить максимальную отдачу от ваших инвестиций.